Dossier administratif CGP : pièces obligatoires et organisation 2026

Définition : le dossier administratif client d'un CGP est l'ensemble des pièces qui matérialisent, pour chaque relation, le respect des obligations MIF2 et associatives. Il a trois fonctions : preuve de conformité en cas de contrôle ACPR, ligne de défense en cas de litige client, et continuité opérationnelle en cas de reprise du portefeuille.

5 blocs structurants du dossier client :

Identification & KYC (CNI, justificatif < 3 mois, KYC LCB-FT, statut PPE, FIL/DER signé)
Profil & recueil d'informations (situation, connaissance, tolérance vs capacité de perte)
Mission & recommandations (lettre de mission, déclarations d'adéquation, DICI/KID remis)
Suivi annuel (rapport d'évaluation périodique, document ex-post coûts/frais, comptes-rendus de RDV)
Réclamations & fin de relation (traçabilité du traitement, lettre de fin de mission)

Durée légale de conservation : 5 ans après fin de relation (10 ans recommandés en pratique pour aligner la durée comptable).

Pour un CIF, le dossier administratif client n'est pas un classeur de mémoire — c'est la preuve documentaire que vous avez rempli vos obligations légales et réglementaires. Lors d'un contrôle ACPR ou associatif, ce dossier est ce qui sera examiné en premier. Sa complétude, sa cohérence et sa traçabilité sont déterminantes. Voici ce qu'il doit contenir et comment l'organiser.

Le rôle du dossier administratif

Le dossier administratif a trois fonctions cumulatives :

Fonction conformité : démontrer que les obligations MIF2 et associatives ont été respectées au moment de chaque acte (entrée en relation, recommandation, suivi).

Fonction défensive : en cas de litige ou de mise en cause, le dossier est la première ligne de défense. Une recommandation contestée par un client se défend par les documents qui prouvent qu'elle était adaptée au profil et aux objectifs déclarés.

Fonction opérationnelle : permettre à un autre conseiller (associé, repreneur de portefeuille, successeur) de reprendre le suivi sans perte d'information.

Un dossier mal tenu fait peser un risque sur le cabinet bien au-delà du contrôle réglementaire — il fragilise toute défense en cas de contestation client.

Pièces obligatoires du dossier client

Bloc 1 — Identification et entrée en relation

Pièce d'identité du client (CNI ou passeport en cours de validité)
Justificatif de domicile de moins de 3 mois
Document d'entrée en relation signé (DER ou FIL pour ANACOFI)
Document KYC / lutte anti-blanchiment : déclarations sur l'origine des fonds, profil de risque LCB-FT, statut PPE (Personne Politiquement Exposée) le cas échéant
Mandat de recherche d'informations auprès d'établissements tiers si pertinent

Bloc 2 — Recueil d'informations et profil

Recueil d'informations client complet et signé (situation patrimoniale, familiale, professionnelle, fiscale)
Questionnaire de connaissance et expérience sur les instruments financiers
Questionnaire de tolérance au risque et capacité à subir des pertes (séparés pour les associations qui le requièrent)
Synthèse du profil retenu (Sécuritaire / Prudent / Équilibré / Dynamique / Offensif selon l'association)

Bloc 3 — Mission et recommandation

Lettre de mission signée, avec le périmètre, les honoraires, la durée et les modalités de suivi
Documents de recherche et d'analyse ayant nourri la recommandation (rapports de gestion, fiches produits, simulations)
Déclaration d'adéquation signée pour chaque recommandation
DICI / KID des supports recommandés effectivement remis au client

Bloc 4 — Suivi de mission

Rapport d'évaluation périodique annuel signé
Document d'information annuel sur les coûts et frais ex-post
Comptes-rendus de rendez-vous annuels documentés (ordre du jour, sujets abordés, décisions, prochaine échéance)
Échanges écrits matérialisant les décisions importantes (mails, courriers)

Bloc 5 — Réclamations et fin de relation

Réclamations éventuelles et traçabilité du traitement (accusé de réception, réponse motivée, suite donnée)
Lettre de fin de mission ou résiliation, si applicable
Bilan de fin de relation récapitulatif

Structure et organisation recommandées

Une logique chronologique par dossier client

Au sein de chaque dossier client, ordonner les pièces dans l'ordre suivant :

Onglet "Identification & KYC"
Onglet "Profil & Recueil d'informations"
Onglet "Mission & Recommandations" (sous-dossiers par recommandation si plusieurs)
Onglet "Suivi annuel" (sous-dossiers par année)
Onglet "Réclamations & litiges" (vide dans la majorité des cas)

Une nomenclature de fichiers explicite

Pour les dossiers numériques, adopter une convention :

2026-02-15_LDM_Dupont_Jean.pdf
2026-02-15_DA_Dupont_Jean_Recommandation_AV_Generali.pdf
2026-12-31_REPA_Dupont_Jean.pdf
2026-12-31_CoutsFrais_Dupont_Jean.pdf

(LDM = Lettre de Mission, DA = Déclaration d'Adéquation, REPA = Rapport d'Évaluation Périodique Annuel)

Numérique vs papier

Le format numérique est aujourd'hui pleinement acceptable, sous réserve :

de la signature électronique conforme eIDAS pour les documents engageants,
d'un horodatage des fichiers,
d'une politique de sauvegarde (idéalement 3-2-1 : 3 copies, 2 supports, 1 hors-site),
d'une procédure de récupération en cas de perte de la solution de stockage principale.

Durée de conservation

La durée de conservation des dossiers CIF est encadrée :

Type de pièce	Durée minimale
Dossier client (intégralité)	5 ans après la fin de la relation
Pièces KYC / LCB-FT	5 ans après la fin de la relation
Recommandations et déclarations d'adéquation	5 ans après la fin de la relation
Justificatifs comptables	10 ans (durée comptable légale)
Réclamations	5 ans après clôture de la réclamation

En pratique, beaucoup de cabinets conservent les dossiers 10 ans par alignement avec la durée comptable et pour la défense en cas de contestation tardive.

Erreurs fréquentes en contrôle

Pièces d'identité expirées non renouvelées : la pièce d'identité doit être en cours de validité au moment de la collecte, mais sa mise à jour systématique n'est pas requise. En revanche, lors d'un nouvel acte significatif (nouvelle mission, recommandation majeure), une vérification est attendue.

Justificatif de domicile trop ancien : à l'entrée en relation, doit être de moins de 3 mois. Souvent oublié.

Lettre de mission antérieure à la déclaration d'adéquation : la chronologie doit être cohérente. Une déclaration d'adéquation datée avant la lettre de mission signée est suspecte.

Recueil d'informations partiellement renseigné : les rubriques laissées vides (notamment sur le patrimoine global ou les revenus) sont systématiquement relevées comme défaillance.

Aucune trace de remise des DICI/KID : la simple mention "remis le X" dans la déclaration d'adéquation ne suffit pas. Idéalement, accusé de réception électronique ou signature spécifique de remise.

Fichiers non signés ou non horodatés : un PDF non signé électroniquement n'a pas de force probante face à un client qui contesterait avoir reçu le document.

Comment Glyphe structure le dossier client

Glyphe organise nativement le dossier client par bloc et par année. Chaque document généré (FIL, lettre de mission, déclaration d'adéquation, rapport périodique, document ex-post) est :

horodaté à la création,
signé électroniquement par le client via Magic Link,
archivé automatiquement dans le bloc correspondant,
consultable depuis l'interface cabinet à tout moment.

Les pièces externes (CNI, justificatif de domicile, KYC) peuvent être collectées via le parcours client mobile-first et rangées au bon endroit du dossier sans manipulation manuelle.

Voir comment Glyphe structure votre dossier conformité

FAQ

Le dossier doit-il être physique ou peut-il être 100% numérique ? 100% numérique est acceptable, à condition que les signatures soient eIDAS-conformes et que vous puissiez restituer les documents originaux signés en cas de contrôle.

Que faire pour un client de longue date dont les premiers documents sont incomplets ? Faire une mise à jour KYC à l'occasion d'un nouveau rendez-vous, refaire signer un recueil d'informations actualisé. La régularisation est mieux qu'un dossier laissé incomplet.

Faut-il un dossier par mission ou par client ? Un dossier par client, structuré par mission au sein du dossier. Cela permet de tracer plusieurs missions successives ou parallèles pour un même client.

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